Как эффективно планировать рабочее время?
05.02.2014
С чего начинается успешная трудовая деятельность, построение карьеры, рост и развитие человека? Конечно, с умения управлять своим временем. А это целая система контроля времени, потраченного на выполнение различных жизненных или профессиональных задач. Мало кто из современников может похвастаться тем, что умеет виртуозно “делать несколько дел одновременно”, как великий император Юлий Цезарь. Или, к примеру, для оптимизации времени, затрачиваемого на чтение художественной или специализированной литературы, читать по диагонали, как Ленин.
Именно для того, чтобы успевать всегда и везде, не задерживаться на работе сверх положенного времени, но и не оставлять дела “на завтра”, а потом на послезавтра, и необходимо научиться управлять своим временем, то есть, научиться эффективно его планировать и использовать. Сделать это не так сложно, все будет зависеть от Вашего желания, собранности и концентрации. Благодаря планированию своего рабочего времени Вы перестанете отвлекаться от разных “отвлекающих” мелочей, как-то: разговорчивые коллеги, обновления соцсетей и электронной почты, незапланированные “перекуры” и чаепития. Следуя своему плану, Вы успешно и оперативно решите все рабочие задачи, поставленные на день. Главное – составить грамотный план рабочего времени и четко ему следовать.
Ежедневное планирование рабочего времени станет залогом Вашей успешной карьеры. Постепенно, от составления ежедневных планов, Вы перейдете к более стратегическим целям – составлению планов на неделю, месяц и, даже год. Управляя своим временем, Вы сможете работать более эффективно, и делать более того, что от вас ожидали. Записывайте все дела на листок бумаги, в записную книжку или оформляйте в электронном виде. Выбор “носителя планов” не главное, главное – систематизировать свои мысли и структурировать рабочий процесс. “Набросав” план задач на рабочий день, не забудьте расставить приоритеты. Всегда есть дела, которые требуют особого внимания и больших временных затрат, поэтому, логично будет поставить самые важные дела на первое место. Остальные задачи расставьте в Вашем плане в порядке убывания их значимости и срочности их выполнения.
В организации рабочего времени Вам поможет система тайм-менеджмента. Главной задачей данной системы является, как раз, расстановка приоритетов и определение важности поставленных задач. Самым простым способом планирования является метод АБВГД, когда каждой задаче в списке дел присваивается приоритет ее выполнения. Человек, успешно управляющий свои временем, никогда не прейдет к выполнению задачи Б, не доделав дело А. Это – закон тайм-менеджмента. Решение всех производственных задач должно идти в строго определенной последовательности. Для составления полного списка дел на день можно воспользоваться методом - “дерево решений”, когда все сложные задачи делят на менее сложные подзадачи и продолжают “разветвление” по мере необходимости. С помощью “дерева решений” Вы всегда сможете понять с чего нужно начинать решение сложной задачи.
Эффективная система тайм-менеджмента поможет высвободить массу времени, которое Вы можете использовать для увеличения производительности и качества труда. Вы станете продуктивным и успешным сотрудником, у которого нет “хвостов”. Самое главное – никогда не отступайте от своего плна, не тратьте время впустую, распределяйте его правильно. Кроме всего прочего, Вы избавите себя от лишнего напряжения, эмоционального выгорания и ненужных стрессов. Научитесь планировать свой день так, чтобы Вы управляли рабочим процессом, а не он Вами.